Read the article in English here

Koppla bort och koppla av 

Tillåt dig själv att vara helt bortkopplad under semestern i år för att ge hjärnan och kroppen möjlighet till maximal återhämtning utan påminnelser från jobbet. Skapa ett automatsvar på mejlen och telefonen som berättar när du är ledig och när du kommer tillbaka. Om du måste vara tillgänglig under semestern, gör ett schema över när du ska vara uppkopplad, och när du ska vara avkopplad. 

Skapa omväxling 

Skapa kontraster från din vardag för att tydligt markera för hjärnan att det är semester. Enligt stressforskare från SU behöver inte återhämtning innebära inaktivitet, det viktigaste är att hjärnan och kroppen får omväxling från vad du brukar göra i vardagen. Ifall du har ett väldigt passivt jobb där du sitter stilla mycket, ha en aktiv semester, och vice versa. 

Anpassa dina förväntningar 

Årets semester blir kanske inte som du hade tänkt dig, men du kan ändå ha en avslappnande, rolig och äventyrlig ledighet! Skapa rätt förväntningar redan nu genom att fokusera på vilka möjligheter som faktiskt finns på hemmaplan, istället för att älta de planer som ändå inte kan bli av. Hemesterguiden delar många tips på saker att göra i Sverige och i ditt närområde, exempelvis vandringsleder, utomhusaktiviteter och hemmapyssel, läs mer om Hemesterguiden här. 

Planera för en mjukstart 

För att minska stressen inför att återgå till arbetet efter semestern så rekommenderar vi att du redan nu planerar inför en mjukstart. Du kan exempelvis gå på semester på en onsdag och komma tillbaka på en onsdag, det känns mentalt mycket enklare att starta med en halv vecka. Försök även att inte boka in för många möten direkt efter semestern, ge dig själv tid att hitta tillbaka till dina rutiner, dina löpande arbetsuppgifter och gå igenom mejlkorgen.  

Unplug and relax Allow yourself to completely unplug from work during your vacation to give the brain and body maximum recovery without reminders from work. Create an automatic response on your phone and email saying you are on vacation and when you will be back. If you need to be available during your holiday, make a clear schedule over when you will be connected, and when you have time to relax.  Create variation Make a contrast to your everyday life to give your brain a clear signal that it is vacation time. According to stress scientists at SU, recovery does not have to mean inactivity. The essential part is that your brain and body get variation to what you are usually doing. If you have a very passive job where you mostly sit still, have an active vacation, and vice versa.  Adjust your expectations Your vacation this year will not be what you expected, but you can still have a relaxing, fun, and adventurous staycation! Instead of feeling disappointed, create the right expectations in advance by focusing on the possibilities that you actually have. “Hemesterguiden” shares many tips on what to do in Sweden and in your area during this summer, for example, hiking trails, outdoor activities, and DIY projects. Read more about “Hemesterguiden” here.  Plan for a smooth start  To decrease the stress of going back to work, we recommend that you plan for a smooth start in advance. For example, take your vacation on a Wednesday and return on a Wednesday, it will mentally feel much easier to start with only half a week. Also, try not to book too many meetings during your first week, give yourself time to find your way back to your routines, your everyday tasks, and to go through your emails. 

Hur har ert HR-team förändrat sitt arbete för att hantera Coronakrisen? Coronakrisen har inte bara påverkat hur vi jobbar i mitt team utan såklart även hela bolaget, i och med att alla jobbar på distans. I mitt HR-team har vi börjat med digitala stand-up möten varje morgon. Där pratar vi om viktiga uppgifter för dagen och delar med oss av händelser och nödvändig information för att alla ska känna sig inkluderade i loopen. Vi upplever att dessa möten också ger oss den tid som vi annars skulle ha haft tillsammans runt kaffemaskinen på kontoret. Jag anser att det är viktigt att prioritera denna tid med teamet, det ger oss en bra start på dagen. Jag är stolt över att ha toppenkollegor i mitt team och tycker att vi alla har ett öppet mindset och har gjort det bästa av den nuvarande situationen. Vi jobbade till stor del digitalt redan innan krisen, vilket gjorde att det inte krävdes en så omfattande omställning för oss i vårt arbetssätt. Vi ersätter samtliga möten med digitala möten och de ledarskaps- och medarbetarskaps-workshops som jag annars hade hållit i har jag lagt upp som webinars istället. Hur har situationen påverkat era medarbetares välmående? Vi gör pulsmätningar veckovis för att följa kulturens temperatur, därmed kan vi följa upp medarbetarnas välmående även nu på distans. Vi har sett att arbetssituationen för vissa är ansträngd, och att välmåendet har påverkats till följd av krisen. Det är en naturlig reaktion att känna oro eller stress när man utsätts för en situation som man inte själv kan påverka. Jag vill dock lyfta att vårt nya arbetssätt också har bidragit med positiva konsekvenser! Många upplever att de är mindre stressade när de arbetar hemifrån då de kan fokusera bättre under arbetsdagen. Det blir färre avbrott, man har lyft bort stressmomentet som kommer med att pendla till jobbet och man kan välja varifrån man jobbar. Vissa anser att de digitala mötena blir mer effektiva och på så vis kan man avsluta sina uppgifter för dagen på kortare tid. Sammanfattningsvis kan man säga att det är individuellt hur den nuvarande situationen har påverkat våra medarbetares välmående. Vilken typ av support har ni gett era chefer? Pulsmätningarna som vi utför är ett verktyg för cheferna att snabbare kunna se vart de ska påbörja dialogen med sina team om förbättringar och fortsatta initiativ. Det underlättar speciellt när man leder på distans. Vi har även i mars inlett ett samarbete med BlueCall i syfte att ge våra medarbetare stöd inom både privat- och arbetsrelaterade områden. Vi vet att alla brottas med sitt livspussel och att vi alla har olika utmaningar. Den mentala hälsan är generellt inte på topp i samhället och jag är övertygad om att stressen är det största hotet för arbetsgivare idag. Jag tror på att ge verktyg för att själv kunna påverka sin situation i rätt riktning och BlueCall är därför ett spännande samarbete för oss. Finns det några utmaningar som är specifika för er bransch som du tacklas med just nu? Vi har som tur var inte drabbats negativt av krisen, vilket har gjort att jag och mitt duktiga team har kunnat fokusera på att fortsätta bygga en proaktiv och modern HR-avdelning även på distans, vilket jag är väldigt tacksam för. Jag är övertygad om att HR som bransch har en intensiv period just nu, framförallt med de tuffa utmaningar som många bolag står inför. Jag syftar såklart på de arbetsrättsliga aspekterna med korttidspermitteringar, uppsägningar etc. som är en tuff verklighet för många. En eloge till alla HR-hjältar som kämpar på just nu! Man har sedan min tid på universitetet pratat om HRs digitalisering, vilken jag tycker har gått för sakta. Jag tror på ett proaktivt HR, ett HR som ligger i framkant, som driver engagemang och som fokuserar på att utbilda inom ledarskap och medarbetarskap. Att digitalisera verktygen är i mina ögon en förutsättning för att uppnå detta. Kanske är det nu under krisen som många bolag kommer att tvingas växla upp arbetet med just HRs digitalisering för att inte hamna på efterkälken?  Nämn ditt bästa tips för att ta sig igenom krisen på bästa sätt till dina HR-kollegor i din bransch? Eftersom att jag och mitt team inte befinner oss i samma situation som många andra av mina branschkollegor så vet jag inte om jag är rätt person att ge tips. Men jag vill ge en stor eloge till det ni gör och hur ni kämpar! Jag tror att vi tillsammans kan sätta en ny ribba för vad HR kan bidra med, visa vilken tillgång vi är och hur vi hjälper till att bygga moderna, proaktiva och hållbara bolag. 

---

Det finns många hjältar ute i samhället under coronakrisen. Vi på BlueCall lyfter veckovis några av vardagshjältarna på arbetsplatser, nämligen HR! Varje vecka porträtteras en person eller ett team, de kommer även att dela med sig av sina bästa tips och tricks för att hantera krisen.

Read the article in English here.

Relationen med medarbetare

1. Boka in regelbundna samtal med medarbetarna! Börja och avsluta veckan med personliga möten, antingen 1-2-1 eller i mindre team så att samtliga känner sig sedda.
2. Starta möten med en check-in! Ta ett varv under dagens första möte och fråga hur alla mår, låt medarbetarna prata av sig innan ni går vidare till mötesagendan.
3. Uppmuntra virtuella umgängen! Hjälp dina medarbetare att skapa sätt för att umgås online, exempelvis fikapauser över video. På så vis kan du som chef fortsätta ha relationsbyggande samtal med dina medarbetare, som ni brukade vid kaffemaskinen.

Relationen med kollegor

1. Håll vardaglig kontakt! Använd er av chattforum där ni hälsar på varandra och småpratar under dagen, precis som ni gjorde på kontoret!
2. Upprätthåll de sociala mötena! Planera in luncher, kaffepauser och AW’s tillsammans via digitala kanaler. Dessa träffar är viktiga för att behålla och utveckla er relation.
3. Träna tillsammans! Ta en promenad eller organisera ett träningspass tillsammans, antingen via länk eller utomhus så att ni kan hålla distans men samtidigt umgås.

Relationen med nära och kära

1. Prata över video! Hörs ofta, och gärna över video så att ni kan se varandra. Att se ett vänligt leende skapar större lugn och inger trygghet.
2. Gör aktiviteter ihop! Det finns många digitala kanaler där ni kan göra samma aktiviteter som ni brukade göra innan Corona. Exempelvis titta på film tillsammans med Netflix Party, laga mat ihop över video eller spela spel med varandra via någon av mobiltelefonens många appar.
3. Träffas utomhus! Ta en promenad i skogen eller ha picknick i en park tillsammans, men håll avståndet även ute i det fria.

BlueCall: Hur har ert HR-team förändrat sitt arbete för att hantera Coronakrisen? Faiveley Transport: Vi har som många andra börjat arbeta hemifrån och fått hantera dessa snabba förändringar och oroliga tider digitalt. Det har krävt större flexibilitet från vår sida men också bidragit till ett närmare samarbete med kollegor och chefer. BlueCall: Hur har situationen påverkat era medarbetares välmående? Faiveley Transport: Arbetsplatsen spelar en viktig roll för välmåendet men vi tycker att våra anställda har varit väldigt flexibla och förstående under denna period. Många arbetar hemma trots att de inte tycker de är så kul för att skydda de medarbetare som måste vara på plats. Vi har stöttat dem genom “jobba-hemma” guider och webinar om stress under corona med BlueCall. BlueCall: Vilken typ av support har ni gett era chefer? Faiveley Transport: Cheferna supportas genom enskilda- eller gruppsamtal med HR. Vi har även skickat ut en guide i “att leda på distans” med tips på hur man behåller teamkänslan på avdelningen.  BlueCall: Finns det några utmaningar som är specifika för er bransch som du tacklas med just nu? Faiveley Transport: Utmaningen är att vi inte kan skydda all personal på samma sätt. Vissa kan jobba hemma medan andra måste vara på plats varje dag. BlueCall: Nämn ditt bästa tips för att ta sig igenom krisen på bästa sätt till dina HR-kollegor i din bransch? Faiveley Transport: Att vara så flexibel som möjligt tror vi är viktigt. Under denna period som prövar oss alla behöver vi underlätta för våra medarbetare genom enkla lösningar, som kanske inte alltid är helt bekväma men som krävs för att vi ska kunna samarbeta och prestera. Våga även utforska nya lösningar! Och, våga sätt på videokameran under möten. Det bidrar till gemenskapen!

---

Det finns många hjältar ute i samhället under coronakrisen. Vi på BlueCall lyfter veckovis några av vardagshjältarna på arbetsplatser, nämligen HR! Varje vecka porträtteras en person eller ett team, de kommer även att dela med sig av sina bästa tips och tricks för att hantera krisen.

BlueCall: Hur har ert HR team förändrat sitt arbete för att hantera Corona-krisen? Hero Gaming: De senaste två månaderna har varit en intressant och utmanande resa för oss i HR teamet. Som team agerade vi mycket snabbt. När pandemin drabbade Europa började vi omedelbart agera utifrån de råd som gavs av hälsomyndigheterna. Den 12 mars beslutade vi att låta alla arbeta på distans och inom 24 timmar var det sagt och gjort! Vi i HR teamet ändrade snabbt vårt eget tänkesätt till “Allt kan göras på avstånd”, eftersom att vi som team behövde implementera detta tankesätt i resten av organisationen. Vi stod inför helt andra utmaningar än vi gjorde innan Covid-19. Vi vill se till att människors välbefinnande tas hand om, och att team och projekt hanteras på ett så effektivt sätt som möjligt. Konstant kommunikation och öppenhet gentemot våra anställda har varit avgörande under hela processen. Det har varit utmanande, men lärorikt, mycket positivt har kommit ut ur denna erfarenhet. BlueCall: Hur har situationen påverkat era medarbetares välmående? Hero Gaming: Några har påverkats mer än andra. De som arbetar hemifrån och har barn hemma hos sig har haft det svårt, men de är inte de enda. Det har även varit svårt för anställda som behöver ta hand om anhöriga som är sårbara, de som själva är utsatta, de som bor själva och är ensamma samt de extroverta som strävar efter social interaktion. De anställdas välbefinnande och mentala hälsa har blivit en högsta prioritet för oss under dessa svåra tider, och mycket arbete görs i detta avseende. BlueCall: Vilken typ av support har ni gett era chefer? Hero Gaming: Våra chefer har gjort ett fantastiskt jobb med att få distansarbetet att fungera bra. Vi har genomfört två undersökningar internt för att få feedback från våra anställda och för att förstå deras egna personliga upplevelse. Detta delades med cheferna så att de fick tips redan från början, både ur ett ledarskapsperspektiv, men också om hur man känner igen tecken på mental ohälsa hos individer när de arbetar på distans. Vi skapade även ett ledarskapsprogram på distans för att coacha chefer och ge dem verktyg för att leda sina team på bästa sätt i denna tid. På båda våra kontor, på Malta och i Sverige, erbjuder vi våra anställda stöd för att söka terapi om de själva har det kämpigt, det har varit ett bra verktyg under hela denna krisen. BlueCall: Nämn dina bästa tips för att ta sig igenom krisen på bästa sätt till dina HR-kollegor i din bransch? Hero Gaming:

1. Kommunicera regelbundet med ditt team, särskilt med de mest utsatta, och var transparent.
2. Skapa en känsla av social tillhörighet genom att organisera distansaktiviteter. Tänk på att allt vi kan göra i varandras närvaro, även kan göras virtuellt!
3. Fortsätt utforska ny teknik som gör arbetslivet enklare och smidigare. Många har med stort tålamod och engagemang fått lära sig ny teknik. Vi blir hela tiden bättre på att fungera virtuellt vilket även kan gynna oss efter krisen!

---

Det finns många hjältar ute i samhället under coronakrisen. Vi på BlueCall lyfter veckovis några av vardagshjältarna på arbetsplatser, nämligen HR! Varje vecka porträtteras en person eller ett team, de kommer även att dela med sig av sina bästa tips och tricks för att hantera krisen.

The relationship with your employees

1. Schedule regular meetings with your employees! Start and finish the week with individual meetings. Either 1-2-1 or in small groups so that everyone feels acknowledged. 
2. Start your meetings with a check-in! Start the first meeting of the day with asking how everybody is doing. Let the employees have a small chat before moving onto the agenda. 
3. Encourage virtual hangouts! Help your employees to create ways of spending time together online, e.g. coffee breaks over video. That way you can continue having the relationship building conversations with your employees that you used to have around the coffee machine. 

The relationship with your colleagues: 

1. Keep everyday contact! Use a chat room to greet each other every morning and make small talk throughout the day, just like you used to do in the office! 
2. Keep up with the social activities! Organize lunches, coffee brakes and after-works through digital channels. These meetings are very important to preserve and develop your relationship.  
3. Work out together! Take a walk or exercise together, either over video or outdoors where you can keep the physical distance but still spend quality time with each other. 

The relationship with your near and dear ones

1. Talk over video! Talk to your loved ones often, and preferably over video so that you can see one another. Seeing a friendly face will make you feel calm and closer to each other. 
2. Do activities together! There are many digital platforms where you and your near ones can do the same things that you used to do. For example watch movies together with Netflix Party, cook together over video or play games with each other in one of the applications in your smartphone. 
3. Hangout outdoors! Take a walk in the forest or have a picnic in a park together, but keep the distance even when out in nature!

BlueCall: Hur har du förändrat ditt arbete med HR frågor för att hantera Coronakrisen? Michelin: HR arbetar aktivt med att behålla den personliga kontakten mellan chefer och medarbetare. Virtuella fikastunder och lunchmöten samt walk and talk-möten promotas, likväl som matlagningskurser tillsammans och yoga-sessioner över TEAMS för att försöka göra det så socialt som möjligt i dessa tider. Vi övervakar också den finansiella balansen och försöker balansera med korttidsarbete för de positioner där detta är möjligt. Vi breddar också våra roller till att inte bara innefatta vanligt förekommande arbetsuppgifter. En säljare kanske kan delta mer aktivt i vissa projekt inom marketing eller inköp, för att underlätta där arbetsbelastningen fortfarande är hög, och samtidigt bredda sin kompetens. BlueCall: Hur har situationen påverkat era medarbetares välmående? Michelin: Jag skulle säga att välmåendet fortfarande är relativt bra trots situationen. Vi har tidigare arbetat mycket med att skapa en flexibel arbetsplats, vilket passar bra in just nu. De flesta av våra positioner går att utföra från hemmet även om de flesta saknar den fysiska kontakten med kollegorna. BlueCall: Vilken typ av support har ni gett era chefer? Michelin: Vi har främst arbetat med kommunikationen ut till medarbetarna. Vi har också skapat forum där chefer kan dela med sig av sina erfarenheter gällande ledarskap på distans för att hitta lite extra inspiration. Vi har också BlueCall ifall att en medarbetare skulle behöva prata med någon utomstående. BlueCall: Nämn dina bästa tips för att ta sig igenom krisen på bästa sätt till dina HR-kollegor i din bransch! Michelin: Skynda fort, och skynda långsamt. När kriser uppstår behöver HR vara med och ta beslut som verkställs snabbt för att minimera impact för medarbetarna. När det gäller förberedelser för återgången till det vanliga kontorslivet skulle jag rekommendera att skynda långsamt för att kunna garantera medarbetarnas säkerhet. För oss är medarbetarnas säkerhet alltid prioritet ett!

---

Det finns många hjältar ute i samhället under coronakrisen. Vi på BlueCall lyfter veckovis några av vardagshjältarna på arbetsplatser, nämligen HR! Varje vecka porträtteras en person eller ett team, de kommer även att dela med sig av sina bästa tips och tricks för att hantera krisen.

…att minst en gång varje vecka ta en lunch med en person som är i en liknande situation, för att prata om utmaningar och möjliga vägar i allt som händer. Det har varit otroligt värdefullt.

Idag lyfter vi Vilhelm Hanzén, grundare och VD på GUL PR. Vilhelm axlar åtskilliga roller på sitt företag, utöver VD är han även PR-konsult och HR-ansvarig. Att vara enda ägare och chef på bolaget har sina utmaningar. Här delar Vilhelm sina tips och tricks för hur han hanterar krisen på sin arbetsplats. BlueCall: Hur har du förändrat ditt arbete med HR frågor för att hantera Coronakrisen? Vilhelm: Vi är ett mindre företag och har inte en egen HR-avdelning. Men som ledare på ett företag där alla jobbar hemifrån har det varit viktigt att skapa sociala platser efter bästa förmåga. Varje dag kollar jag med alla kollegor hur de mår. Det kan vara i text, via telefon eller både och. Varje dag kör vi även en videoavstämning där avsikten är att både ge en social dimension som många saknar, skapa en rutin mitt i allt som händer och minska oro för hur det går för företaget när omvärlden skakar.  BlueCall: Hur har situationen påverkat era medarbetares välmående? Vilhelm: Läget har såklart påverkar alla. Det krävs nya rutiner för en så pass annorlunda situation. Samtidigt måste man få in vanor som gör att det inte blir en känsla av att hela livet händer i ett enda rum. Jag upplever att det har börjat sätta sig, men att det såklart går upp och ned. Jag ser själv hur vissa dagar är riktigt tunga för mig själv, andra är lätta och däremellan finns alla varianter på mående. Så upplever jag att det är för de flesta. Som livet är vanligtvis, men nu mer än vanligt. BlueCall: Vilken typ av support har ni gett era chefer? Vilhelm: Som enda chef och ensam ägare av företaget har jag ingen annan att luta mig mot internt. Därför har jag sett till att minst en gång varje vecka ta en lunch med en person som är i en liknande eller påminnande situation, för att prata om utmaningar och möjliga vägar i allt som händer. Det har varit otroligt värdefullt. BlueCall: Finns det några utmaningar som är specifika för er bransch som du tacklas med just nu? Vilhelm: En stor utmaning är hur mediemarknaden har fallit ekonomiskt. I och med att annonsaffären har fallit fritt för många medier har också permitteringar av journalister varit standard på många håll. Eftersom journalistkontakter är en stor del av vårt arbete gör det att vi får jobba mycket hårdare för att få till resultat. Det är en utmaning, även om vi ser att mediefokuset just nu skiftar från “bara corona” till “mycket corona” och därmed blir lite, lite mer “som vanligt”.

Den här veckan hyllar vi HR-teamet på FCG som leds av Ellika Gabrielsson, Chief People Officer; Carina Ståhl, HR-ansvarig; och Emilie Berglind, HR-assistent, som tillsammans har över 50 års erfarenhet inom HR. Deras proaktiva och förebyggande förhållningssätt till att hantera krissituationer har visat sig lönsamt under coronakrisen. Läs mer här om hur de framgångsrikt hanterar kriser på sin arbetsplats.

HR-teamet på FCG Emilie, Carina och Ellika 

BlueCall: Hur har du förändrat ditt arbete med HR frågor för att hantera Corona-krisen?FCG: Vi träffas inte fysiskt längre eftersom vi till största del jobbar hemifrån. Vi har morgonmöte varje morgon på HR där vi går igenom arbetsuppgifterna och fördelar dem sinsemellan, men det största fokuset är på hur vi mår. Vi fick initialt väldigt mycket att göra då både vi och vår ledning snabbt förstod allvaret och vi har skapat olika scenarion för olika händelser. Mycket tid gick också åt till att kartlägga medarbetarnas resemönster och hälsa. BlueCall: Hur har situationen påverkat era medarbetares välmående? FCG: Inom vårt företag som är ett tjänsteföretag så är vi mycket måna om medarbetarna. Vi erbjuder sedan tidigare BlueCall som extra stöd vid tex. oro och stress. Vi erbjuder alla att arbeta hemifrån, men kontoret är öppet för dem som hellre vill gå dit. Vi var snabbt ute med att tjänsteresor inte behöver göras även om möten och resor redan var bokade. Vi uppmanar våra chefer att ha tät kontakt med sina team och medarbetare. Vi på HR ringer våra kollegor för att skapa oss en bild av hur alla mår. Vi har nyligen haft vår årliga medarbetarundersökning och utökade undersökningen med frågor om Corona. Frågorna var av karaktär om hur vi hanterat Coronafrågan överlag, ledningen, kommunikationen och förutsättningarna för att kunna jobba hemifrån. BlueCall: Vilken typ av support har ni gett era chefer? FCG: Vi har använt oss av olika kanaler såsom möten, Teams och intranät för att kommunicera hur cheferna kan få stöd. En del av chefsansvaret tex. såsom att följa hälsotillståndet togs initialt över av HR, det är tillbaka på cheferna nu. Som företag har vi oerhört stor respekt för varandra och varandras arbetsuppgifter, det hjälper oss mycket nu i krisen. BlueCall: Finns det några utmaningar som är specifika för er bransch som du tacklas med just nu? FCG: Vår utmaning är som för alla andra, att vi inte vet hur länge detta kommer att pågå. De flesta av våra medarbetare är vana att arbeta hemifrån sedan tidigare men saknar att träffa sina kollegor och kunder fysiskt. FCG gick in i Corona krisen starkt rustade och det är vi självklart mycket glada för nu. BlueCall: Nämn dina bästa tips för att ta sig igenom krisen på bästa sätt till dina HR-kollegor i din bransch! FCG:

1. Extern bevakning – följ rekommendationerna
2. Försök att ligga i framkant, skapa olika scenario
3. Ha tät kontakt med medarbetarna
4. Vid oro och stress tveka inte att ta hjälp
5. Prata inte bara om Corona
6. Håll humöret uppe genom att prata om positiva händelser

Om FCG: Our goal is to “redefining the finance industry, for business, people and society”. FCG är specialister inom riskhantering, finansiell juridik och affärsstyrning. Besök oss gärna på www.fcg.se.